Vous aimeriez diminuer les frais occasionnés par votre tenue de livres, voyez ces quelques trucs qui pourraient vous permettre d’économiser gros.
Nous souhaitons vous aider à cibler les documents que vous devez apporter chez votre technicien comptable.
Vous avez besoin de :
Vos preuves de ventes
Selon le type d’entreprise ou votre façon de faire en tant qu’entrepreneur, lors de la réalisation d’une vente, vous pouvez émettre un contrat et/ou facture et/ou reçu.
Vos relevés de Comptes
Lorsqu’on parle de comptes, nous ne parlons pas seulement de vos comptes de banque. Nous définissons un compte par où votre argent est transigé pour effectuer des ventes ou des dépenses. Parmi les comptes les plus courants :
Compte bancaire
Carte de crédit
Paypal
Compte épargne de l’entreprise
Vos preuves de dépenses
Il est très important de garder précieusement toutes les preuves des dépenses encourues pour fins d’affaires. Ces preuves peuvent être sous plusieurs formes selon la dépense :
Facture et reçu (fournisseur, restaurant, stationnement, achat de fournitures, etc.)
Confirmations de transferts de fonds (Paiement de fournisseur, paiement de facture Paypal, etc.)
Talons de chèques (Paiement de loyer, taxe d’affaires, fournisseur, etc.)
Vos contrats
Si vous avez des contrats à long terme, il est toujours important de connaitre certaines informations telles que : le montant du début, le taux d’intérêt, le paiement mensuel, la durée du contrat et le détail de l’intérêt périodique.
Lorsqu’on parle de contrats dans le cas d’une entreprise, nous pouvons penser notamment à un prêt, un contrat de location, un achat de véhicule avec financement, etc.
Les apports / retraits de l’actionnaire (propriétaire)
Il n’est pas recommandé d’utiliser son compte personnel pour faire des transactions d’entreprise. C’est une chose qui peut arriver de temps en temps. Il arrive à un entrepreneur de faire des dépenses personnelles avec le compte de l’entreprise ou bien faire un achat pour l’entreprise avec son compte personnel.
Lors de la classification des documents, il est fortement conseillé de séparer clairement ces dépenses.
La Classification
La tenue de livres d’une entreprise est généralement accomplie mensuellement. Il est donc bon de séparer tous les documents selon cette fréquence.
Si vous opérez par exemple un restaurant et que vous vous apprêtez à faire la comptabilité du mois d’août 2020, classez les documents d’août ainsi :
Les comptes de mois d’août.
Les preuves de ventes du mois d’août. Identifiez sur les comptes les ventes qui ont été payées.
Exemple : Vous émettez une facture qui porte le numéro 215 de 3000,00$ et vous recevez un acompte le 10 août de 1000,00$. Inscrivez à côté du montant reçu au compte «Facture #215 »
Annexez les preuves de dépenses avec le compte afférent. Si par exemple, vous avez fait une dépense de 35,00$ pour un diner avec un client potentiel et que vous avez payé avec une carte Visa, brochez la facture et le reçu avec le relevé de compte Visa d’août.
Dans le cas où vous avez fait des dépenses personnellement pour l’entreprise, classez les preuves séparément de façon à ce qu’elles soient bien identifiées.
Petite Caisse et Autres Si une partie de vos affaires se transige en argent comptant, il est important de faire un décompte et ce même si vous êtes la personne en charge de la petite caisse. Vous devez avoir en tout temps l’information de ce que la caisse contient à une certaine date. Ainsi, vous serez plus vite au courant d’une perte ou d’un vol. Il en est de même pour l’inventaire Il est parfois difficile de connaitre la valeur de son inventaire en temps réel (des solutions automatisées existent pour remédier à ce problème), il est alors obligatoire de faire un décompte manuel au moins une fois par année. En terminant Bien gérer les documents de votre entreprise peut vous faire économiser beaucoup d’argent. Le classement de vos documents, même si ce n’est pas plaisant, ne devrait pas prendre énormément de temps selon le volume de vos activités. En plus d’économiser sur les honoraires de votre technicien comptable cela vous permettra de perdre du temps à chercher des documents à chaque fois que nous vous les demandons. N’hésitez pas à communiquer avec nous, nous vous guiderons dans la gestion de vos documents d’entreprise. Nous pourrons vous fournir un aide-mémoire pour vous aider à préparer votre dossier avant votre prochaine visite chez-nous.